مشکل داشتن زمان، مشکلی است که بیشتر ما در زندگی خود با آن دست و پنجه نرم می‌کنیم. مدیریت کردن زمان یکی از عواملی به شمار می‌رود که اگر به آن دست یابیم به پیشرفت و توسعه فردی در زندگی نزدیک می‌شویم. هدف ما از مدیریت کردن زمان برقراری ارتباط بین توانایی‌های ما و به نتیجه رسیدن این توانایی‌ها در یک زمان مشخص است. در واقع اگر شما بتوانید بین این دو ارتباط برقرار کنید، مطمئن باشید که موفقیت از آن شما خواهد بود. ما در این مطلب از مجله مدنویس سعی داریم که گام‌های مدیریت زمان را بررسی کنیم، شما هم اگر به دنبال کسب موفقیت از طریق مدیریت کردن زمان هستید با مدنویس همراه باشید.
مدیریت زمان چیست؟
نظم بخشیدن، برنامه‌ریزی و تقسیم بندی زمان برای انجام کارها مدیریت زمان گفته می‌شود. مدیریت کردن زمان به شما توانایی انجام کارها در زمان کمتر را فراهم کرده و از این طریق می‌توانید کارهای بیشتری را در زمان کمتر انجام دهید. اگر به خوبی نتوانید زمان خود را مدیریت کنید، در صورت تنگی وقت و فشار بالای کار، کارایی شما کاهش یافته و ممکن است دچار استرس شوید. از جمله مزایای مهم مدیریت کردن زمان می‌توان به امکان به وجود آمدن فرصت‌های بیشتر برای پیشرفت و رسیدن به اهداف کاری و شخصی اشاره کرد.
گام‌های مدیریت زمان
اکثر افرادی که مدیریت زمانی ندارد، نمی‌دانند که چگونه باید این کار را انجام دهند و از کجا شروع کنند. در ادامه به تعدادی از گام‌های مدیریت زمان اشاره شده است و تنها کاری که شما باید انجام دهید این است که سعی کنید تمام این گام‌ها را با دقت و به صورت مداوم انجام دهید.
۱. یافتن زمان‌های از دست رفته
اولین روش در گام‌های مدیریت زمان این است که شما توانایی پیدا کردن زمان‌هایی که در طول روز هدر می‌روند را داشته باشید. برای این کار به مدت یک هفته کارهای خود را زیر ذره‌بین قرار داده و هر کاری که انجام می‌دهید را بنویسید. در آخر روز کارهایی را که در اولویت نبودند و برای آن‌ها زمان اضافی قرار دادید را یادداشت کنید.
برای مثال یادداشت کنید که خوردن شام امشب نیم ساعت طول کشید اما پس از شام روی میز یک ساعت و نیم در فضاهای مجازی سپری کردم و هیچ سودی جز از دست رفتن زمان مطالعه برایم نداشت. این کار باعث می‌شود که شما زمان‌هایی را که برای کارهای بیهوده هدر دادید شناخته و آن‌ها را کنترل کنید.
۲. از پرداختن به حاشیه بپرهیزید
حاشیه‌ها و انجام کارهایی که برای شما سودی نداشته و باعث می‌شوند که زمان زیادی را از دست بدهید نقش مهمی در مدیریت زمان دارند. برای انجام کارها تنها به دنبال نتیجه و هدف باشید. برای مثال اگر قصد خرید دفترچه یادداشت برای نوشتن زمان‌های از دست رفته را دارید، فقط برای خرید دفترچه از خانه خارج شوید و از ساعت‌ها مکالمه با همسایه خود در مورد مسائل اقتصادی بپرهیزید. این کار باعث می‌شود که ساعت‌های زیادی را صرف گفتگویی کنید که برای شما عملاً سودی نداشته است. بنابراین حاشیه‌های اینچنینی را از برنامه روزانه خود حذف کنید، نتیجه کار را در نظر گرفته و برای انجام آن اقدام کنید.
دفتر برنامه ریزی مسترنوت مدل klnqsh- nbp.032
۳. مشخص کردن محدودیت زمانی
برای انجام کارهای خود محدودیت زمانی مشخص کنید، همه ما به این موضوع که چه مدت زمان برای انجام کاری لازم داریم واقف هستیم. پس بهتر است که برای انجام هرکدام از کارهایمان یک زمان مشخص تعیین کرده و بدین ترتیب دیگر با کمبود زمان برای انجام کارهایمان مواجه نخواهیم شد. به عنوان مثال اگر برای خرید وسایل منزل نیم ساعت زمان کافی است، بایستی به این زمان پایبند بوده و از سپری کردن زمان بیشتر برای این کار خودداری کنید. این روش نیز جزو اصلی ترین گام‌های مدیریت زمان محسوب می‌شود.
۴. اولویت با انجام کارهای سخت و دشوار است
سعی کنید تا همه کارهای سخت و دشوار خود را در ابتدای روز انجام دهید. این کار به شما کمک می‌کند که در اواسط روز بیشتر کارهای مهم روز خود را انجام داده باشید و باقی روز را به انجام امور راحت‌تری بپردازید. یکی از فواید این قسمت از گام‌های مدیریت زمان این است که اگر در اواسط روز احساس خستگی داشته باشید به دلیل سبک‌تر بودن برنامه می‌توانید به راحتی استراحت کنید و استرس کمتری از بابت انجام کارهای مهم داشته باشید.
۵. برنامه‌ریزی هفته‌ای
برای کارهای مهمی مانند سفر، ملاقات با رئیس یک شرکت و یا قرار ملاقات با پزشک نمی‌توان به صورت روزانه برنامه‌ریزی کرد. داشتن یک برنامه قطعی در اول هفته به شما این امکان را می‌دهد که برای کارهایی با اهمیت کمتر، راحت‌تر برنامه‌ریزی کنید.
۶. برنامه‌ریزی روزانه
گاهی در برنامه هفتگی ممکن است که تغییر زمان در انجام کاری داشته باشیم و یا کاری به صورت اتفاقی برای ما رخ دهد، در این حالت داشتن یک برنامه‌ریزی روزانه بسیار کاربردی خواهد بود. یکی دیگر از ویژگی‌های داشتن برنامه روزانه این است که اگر یکی از برنامه‌های هفتگی ما به طور اتفاقی لغو شود دچار سردرگمی و هدر رفتن زمان نشده و برنامه‌ای برای جایگزین کردن آن داریم.
برای مثال اگر با دندانپزشک خود قرار ویزیت داشته باشید و یک ساعت قبل از آن با شما تماس گرفته شده و قرارتان کنسل شود، شما برنامه‌ای برای جایگزینی داشته و زمان خود را از دست نمی‌دهید و در آن زمان به مطالعه می‌پردازید. در این روش باید توجه داشته باشید که برنامه هفتگی همیشه در اولویت قرار داشته و برنامه روزانه برای تکمیل آن است.
آنکه جرأت دارد یک ساعت از وقتش را هدر دهد؛ هنوز ارزش زندگی‌اش را درک نکرده است.
«چارلز داروین»
۷. تمرکز کنید
شاید برایتان پیش آمده باشد که در حال انجام کار مهمی با زنگ خوردن تلفن از کار خود فاصله گرفته و زمان زیادی را از دست بدهید، این مشکل به دلیل نداشتن تمرکز برروی کاری که قصد انجام آن را داریم اتفاق میافتد. بهترین کاری که در جهت انجام گام‌های مدیریت زمان می‌توانید انجام دهید این است که تمام عوامل مزاحم و چیزهایی که حواس شما را پرت می‌کنند از بین ببرید.
۸. انجام همزمان چندکار ممنوع
یکی از کارهایی که بیشتر افراد تصور می‌کنند که با این کار در حال صرفه‌جویی زمان هستند انجام همزمان چندکار با هم است، در صورتی که این کار یکی از جدی‌ترین آسیب‌های مدیریت زمان به شمار می‌رود. به شما توصیه می‌کنیم که تنها بر روی یک کار تمرکز کنید و سعی کنید همان کار را به بهترین نحو ممکن انجام دهید و سپس به سراغ کار بعدی بروید. انجام همزمان چند کار باهم نه تنها باعث صرفه‌جویی در زمان نمی‌شود بلکه سبب می‌شود در هیچکدام از کارها نتیجه مطلوبی بدست نیاورید.
۹. جمله‌های شرطی را دور بریزید
برای داشتن مدیریت زمانی استفاده از جمله‌های شرطی ممنوع است: “ اگر امروز فلان کار را به موقع تمام کردم، فلان کار را انجام می‌دهم” جمله‌های شرطی تنها باعث می‌شوند که زمان شما هدر بروند. کارهایتان را بدون استخاره و با انگیزه انجام دهید. اگر کارهایتان را بدون معطلی انجام دهید مطمئن باشید که به همه کارهای خود رسیده و حتی زمان زیاد هم می‌آورید.
۱۰. استراحت را فراموش نکنید!
مطالعات نشان می‌دهد که ذهن انسان پس از نود دقیقه فعالیت متمرکز، خسته شده و نیاز به استراحت دارد. قرار دادن زمان برای استراحت نیز باید جزوی از برنامه‌های روزانه شما باشد زیرا خستگی ذهنی تمرکز شما برروی کارتان را از بین برده و در اینصورت زمان را از دست می‌دهید. بنابراین حتماً پس از نود دقیقه فعالیت یک ربع استراحت کرده و دوباره به فعالیت خود ادامه دهید. این را به یاد داشته باشید که گام‌های مدیریت زمان برای بهره بردن درست از زندگی عادی بوده و نباید از استراحت خود دست بکشید. بنابراین خوب بخوابید، استراحت کنید و بدون هیچ فشاری برنامه‌های مدیریت زمان خود را انجام دهید.
۱۱. ثبت تغییرات
توجه داشته باشید که به نتیجه مطلوب رسیدن طی دو سه روز ممکن نخواهد بود و گام‌های مدیریت زمان باید به نوعی عادت در زندگی شما تبدیل شوند. برای اینکه این عادت با انگیزه همراه باشد بایستی تغییرات خودتان را ثبت کنید، این کار باعث می‌شود که علاوه بر برنامه‌ریزی، انگیزه بیشتری هم برای انجام آن‌ها داشته باشید. اگر هنگام ثبت تغییرات، احساس کردید که تغییرات شما به اندازه‌ای نبوده است که انتظار داشتید، خود را سرزنش نکرده و به مسیری که برای کسب موفقیت پیموده‌اید به خودتان افتخار کنید.
سخن پایانی
مطالعه را در برنامه‌های روزانه خود قرار داده و از کتاب‌هایی که به شما در این راه کمک می‌کنند استفاده کنید. برای آشنایی افراد با گام‌های مدیریت زمان در جهان، کتاب‌های زیادی از سوی نویسندگان مشهور منتشر شده است که یکی از آن‌ها کتاب قورباغه‌ات را قورت بده از برایان تریسی است. در این کتاب نویسنده روش‌های مقابله با تنبلی و انجام کارهای بیشتر در زمان کمتر را به مخاطبان خود می‌آموزد. با خواندن این کتاب، انگیزه شما برای انجام کارها بالا رفته و همچنین کمک می‌کند که بر تنبلی خود غلبه کنید. اگر این مطلب را مفید می دانید، لطفاً برای دوستان خود نیز ارسال کنید. ما در مدنویس مشتاقانه منتظر پیام‌ها و نظرات شما عزیزان هستیم.
