یکی از پرکاربردترین دستوراتی که در اکسل مورد استفاده قرار می گیرد، تابع SUM است. این تابع که برای جمع کردن مقادیر عددی در اکسل استفاده می‌شود، زیرمجموعه های متنوعی دارد که قابلیت های فوق العاده برنامه اکسل را به شما نشان می‌دهد. با مدنویس همراه باشید تا همه چیز را درباره فرمول sum در اکسل مرور کنیم.
چرا از توابع استفاده می کنیم؟
قبل از اینکه به سراغ استفاده از فرمول sum در اکسل برویم اجازه بدهید درباره توابع توضیحی کوتاه بدهیم. فرض کنیم در یک فایل اکسل لیستی از اعداد را نوشته اید و می‌خواهید با هم جمع کنیم. مادامی که تعداد این اعداد کم باشد می‌توانید از فرمول نویسی ساده اکسل استفاده کنیم. یعنی با گذاشتن علامت = در یک سلول خالی، شروع به فرمول نویسی کنید و بعد آدرس سلول های حاوی عدد را وارد نمایید.
=A1+A2+A3
دستور بالا، اعداد موجود در خانه های a1 و a2 و a3 را با هم جمع می‌کند. این فرمول می‌تواند به اندازه ای که دلخواه شما است ادامه پیدا کند. اما تا کجا؟ اگر قرار باشد لیستی ۱۰۰ تایی از اعداد را با هم جمع کنید، باید آدرس تک تک این سلول ها را وارد نمایید؟ خیر. راه حل ساده تری وجود دارد. استفاده از توابع.
تابع چیست؟
توابع دستورات از پیش تعریف شده ای هستند که با وارد کردن صحیح آن ها در فرمول، اکسل متوجه می‌شود که شما چه عملیاتی را می‌خواهید انجام دهید. بسیاری از توابع حتی جایگزینی ندارند که شما بخواهید با یک فرمول نویسی ساده آن را انجام دهید. مثلاً تابعی که به صورت رندوم یک عدد تولید می‌کند، برای اینکار ساخته شده است.
اما در حالت هایی که شما می‌خواهید یک عملیات ریاضی را به تعداد دفعات انجام دهید، توابع به کارتان می‌آیند. با استفاده از فرمول SUM در اکسل می‌توانید هر تعداد سلول و عدد را که می‌خواهید به سادگی جمع کنید. در انواع دیگر این تابع نیز می‌توانید از جمع شرطی یا جمع چند شرطی استفاده کنید که در ادامه به آن خواهیم پرداخت.
چگونه از تابع sum در اکسل استفاده کنیم؟
حال که لزوم استفاده از توابع را درک کردید، به سراغ یک مثال می رویم تا بتوانیم کاربرد این تابع را هر چه بهتر توضیح دهیم. فرض کنید لیستی از فروش محصولات یک مغازه دارید که در روزهای مختلف ثبت شده است. ما می‌خواهیم در یک سلول مجزا حساب کنیم که در مجموع این مغازه چقدر فروش داشته است. توجه داشته باشید که این لیست و این اعداد می‌تواند هرچقدر که می‌خواهید ادامه پیدا کند.
برای اینکه بتوانیم با فرمول sum در اکسل این لیست اعداد را جمع کنیم، باید آدرس دهی بلد باشید. چرا؟ فرض کنید ما تابع sum را در قسمت فرمول وارد کردیم، حالا چطور به اکسل بگوییم که ما می‌خواهیم از آدرس C4 تا C12 با هم جمع شوند؟ اگر قرار باشد آدرس هرکدام از این سلول ها را یک به یک داخل پرانتز تابع sum وارد کنیم که فرقی با حالت به علاوه گذاشتن و جمع ساده نخواهد داشت.
شکل کلی تابع sum به صورت زیر است:
=sum(argumants)
منظور از آرگومان ها، همان مقادیری هستند که قرار است داخل این تابع قرار بگیرند و عملیات جمع روی آنها انجام شود. چطور این آدرس ها وارد کنیم؟
چند نوع آدرس دهی در اکسل داریم؟
به طور کلی سه نوع آدرس دهی در اکسل وجود دارد. در حالت اول که به آن آدرس دهی نسبی گفته می‌شود، از نام یا آدرس خود سلول ها استفاده می‌شود. مثلاً A1 یا C7. این نوع آدرس ها را به این جهت نسبی می نامند که در اثر کپی شدن یا autofill کردن سلول آنها، آدرسشان تغییر خواهد کرد. این ویژگی بسیار خوبی است که در این مثال هم به کار ما خواهد آمد. اما قبل از آن دو نوع دیگر آدرس دهی در اکسل را هم ببینیم.
حالت دوم آدرس دهی مطلق است. یعنی شما می‌خواهید به سلولی اشاره کنید که مطمئنید تا آخر محاسبات قرار است فقط از همان سلول استفاده کنید. مثلاً لیستی از قیمت های کالاها به دلار دارید. قیمت دلار به ریال را هم هر روز دریک سلول مشخص وارد می‌کنید. حالا می‌خواهید قیمت به روز کالاها را به طور مرتب داشته باشید. در این حالت شما می‌بایست از فرمول نویسی مطلق استفاده کنید. در این باره در یک آموزش دیگر به طور مفصل توضیح خواهیم داد.
حالت سوم حالت ترکیبی است که در آن یکی از اجزای آدرس یعنی مثلاً سلول یا سطر ثابت می‌شود. کاربرد این نوع آدرس دهی کمی خاص است و مطالب پیشرفته آموزش اکسل بعدی در سایت مدنویس به آن خواهیم پرداخت.
برای ساخت فاکتور از چه نوع آدرس دهی استفاده کنیم؟
تا اینجا یک شناخت کلی نسبت به انواع آدرس دهی در اکسل پیدا کردیم. و متوجه شدیم که برای این مثال ما می‌بایست از نوع آدرس دهی نسبی استفاده کنیم. اما همچنان آدرس دهی برای یک محدوده را یاد نگرفتیم. برای تکمیل آموزش فرمول sum در اکسل این بخش نقش مهمی ایفا می‌کند.
۴ حالت کلی برای معرفی کردن یک محدوده آدرس در اکسل وجود دارد.
آدرس دادن به کل یک ستون
فرض کنید یک ستون پر از اعداد دارید که می‌خواهید تمام آنها با هم جمع شوند. شرط این حالت این است که هیچ عدد اضافه یا فرمول نا مرتبط دیگری تا انتهای ستون وجود نداشته باشد. همچنین خود فرمولی که می نویسید را نباید زیر همان ستون قرار دهید. در این حالت شما شماره ستون مدنظر را می نویسید یک علامت دو نقطه می گذارید و دوباره شماره همان ستون را تکرار می‌کنید.
برای مثال اگر بخواهیم در این مثال کل ستون C که در واقع قیمت های کالاهای فروخته شده این مغازه در آن قرار گرفته است را با هم جمع کنیم، آدرس آن به این صورت می‌شود C:C یعنی از ستون c تا ستون c که می‌شود کل این ستون.
آدرس دادن به کل یک سطر
همانند آدرس دهی به کل یک ستون، آدرس دهی سطری نیز قوانینی را شامل می‌شود. تنها زمانی از این نوع آدرس دهی استفاده می‌کنید که می‌خواهید تمام اعداد موجود در یک سطر را با هم انتخاب کنید. دقت داشته باشید که این نوع آدرس دهی ها صرفاً برای نوشتن فرمول sum در اکسل استفاده نمی شوند. بلکه راهکارهایی برای آدرس دهی های سریع هستند.
برای آدرس دادن به کل یک سطر می‌بایست شماره آن سطر، علامت دونقطه و دوباره شماره سطر را وارد کنید. برای این مثال چنین روشی پاسخگوی نیاز ما نیست. چرا که اعداد ما به صورت عمودی در اکسل وارد شده اند. اما اگر فرض کنیم که می‌خواهیم تمام اعداد موجود در سطر دو یک فایل را با هم جمع کنیم، ابتدا به یک سلول در سطری دیگر می رویم و بعد می نویسیم:
=sum(2:2)
آدرس دهی از یک سلول تا سلول دیگر
برای شرایطی که می‌خواهید محدوده ای مشخص را به یک تابع اختصاص بدهید، کافیست از یک سلول شروع کنید و با علامت دو نقطه به سلول دیگری خاتمه بدهید. در این مثال اگر دقت کنید داده های عددی ما از سلول c4 شروع می‌شوند و در سلول c12 به پایان می رسد. ما هم می‌خواهیم همانند یک فاکتور سنتی، جمع این اعداد را زیر این سلول بزنیم. یعنی در آدرس c13.
در این حالت نمی توانید از آدرس دهی ستونی استفاده کنید. چون اصطلاحاً فرمول شما در حلقه می افتد و اکسل نتیجه را نمایش نمی دهد. فرمولی که باید برای این مثال نوشته شود همانند خط زیر است:
=sum(C4:C12)
بعد از نوشتن فرمول دکمه اینتر را بزنید. حالا اکسل تمام محدوده بین این دو آدرس را با هم جمع می‌کند. به همین سادگی!
آدرس دهی تک به تک سلول ها
حالت چهارمی که برای فرمول نویسی و آدرسی دهی وجود دارد این است که شما بخواهید علاوه بر یک محدوده پشت سر هم، یک آدرس تکی را هم وارد محاسبات خود بکنید. برای مثال در همین فایل، علاوه بر اعداد موجود در ستون c، یک عدد در سلول f5 را نیز بخواهید با این اعداد جمع کنید.
در این حالت می‌بایست بعد از نوشتن محدوده مورد نظر یک علامت کاما یا ویرگول انگلیسی بگذارید و آن آدرس سلول تکی را هم وارد کنید. برای مثالی که فرض کردیم، فرمول زیر پاسخگو است:
=sum( c4:c12, f5)
حالا اکسل نتیجه جمع ستون c را با عدد موجود در سلول f5 جمع می‌کند.
چه زمانی از فرمول sum در اکسل استفاده می کنیم؟
کاربرد جمع در محاسبات کاملاً مشخص است. اما حالت هایی وجود دارد که می‌خواهید جمع شرطی انجام دهید. مثلاً در همین فاکتور، می‌خواهید به طور خاص مشخص کنید که چقدر ماوس فروخته اید. به جای اینکه اعداد سلول های فروش ماوس را تک تک با ماشین حساب جمع کنید یا در فرمول sum در اکسل وارد کنید، یک راه حل هوشمندانه تر وجود دارد.
استفاده از توابع جمع شرطی. دو تابع sumif و sumifs می‌توانند یک شرط یا چند شرط را از شما بپذیرند و در صورت برقرار بودن آنها، جمع را انجام دهند. استفاده از این دو تابع می‌تواند زمان بسیار زیادی را از شما صرفه جویی کند. از آنجایی که استفاده از این توابع کمی پیچیده است، توضیح درباره آنها را به مطلبی دیگر موکول می کنیم. امیدواریم که این مطلب آموزشی مورد توجه شما واقع شده باشد. هرگونه سوال یا مشکل خود را می‌توانید در قسمت نظرات با ما مطرح کنید.
