به عنوان کسی که روزانه می‌بایست فعالیت های مختلفی را انجام دهم و به وظایف گوناگونی بپردازم، دانستن راه های مدیریت زمان می‌تواند کمک بسیار زیادی در بهبود فرآیندهای کاری من بکند. به خاطر همین دغدغه ذهنی، تصمیم گرفتم تا مقاله ای درباره روش های مدیریت زمان و البته تکنیک هایی که بتوانند به صورت عملی و کاربردی، به پیشرفت کار من کمک کنند، بنویسم. با مدنویس همراه باشید و این مقاله را از دست ندهید.
چرا باید زمان را مدیریت کرد؟
در دوره ای زندگی می کنیم که عصر اطلاعات نام گرفته است. همه بی وقفه به دنبال پیدا کردن روشی برای کسب درآمد بیشتر یا استفاده بهتر از زمان خود هستند. اما حلقه گمشده این ماجرا چیست؟ چرا نمی توانیم از تمام فرصتی که داریم به خوبی استفاده کنیم؟ پاسخ این است. مدیریت زمان!
همکار شما که دو فرزند دارد و باید به کارهای مادر مریضش هم برسد و در عین حال وظایف کارمندی خود را به درستی انجام دهد، می تواند در کنار تمام این مشغله، به کلاس موسیقی هم برود و نوازنده حرفه ای شود. اما شما با اینکه مجرد هستید و تقریباً جز وظایف کارمندی، مشغولیت دیگری ندارید، فرصتی برای کلاس های آموزشی پیدا نمی کنید. مطمئن باشید بین شما و همکارتان فرقی نیست جز اینکه او زمان خود را به درستی مدیریت می‌کند.
برای اینکه بتوانید زمان خود را در طول روز به درستی مدیریت کنید، نیاز به یک نقشه راه دارید. باید راه های مدیریت زمان و تکنیک های رایج در این زمینه را بشناسید و به مرور از آنها استفاده کنید. بعد از یاد گرفتن این تکنیک ها، می‌توانید بدون سردرگمی و فشار، کارهای خود را برنامه ریزی کنید و بیشترین استفاده را از فرصت های خود نمایید.
راه های مدیریت زمان به زبان ساده
در این بخش چند روش رایج و کاربردی در زمینه مدیریت زمان را معرفی می کنیم که توسط افراد موفق و کارکشته در کتب مختلف موفقیت و روانشناسی، مطرح شده اند.
-
اولویت بندی کردن
بله، همین نکته ساده می‌تواند تا حد زیادی مشکلات شما را حل کند. این که بتوانید فرصتی را اختصاص دهید به اولویت بندی کردن کارهای روزانه خود. شاید در روزهای اول فکر کنید خود این کار، زمانی از شما به هدر می‌دهد که تاثیر منفی در عملکرد شما خواهد گذاشت. اما واقعیت چیز دیگری است.
ذهن ما با تمام قدرت و توانایی ای که در تجزیه و تحلیل دارد، در لحظه و در مواجهه با شرایط مختلف، واکنش های مختلفی نشان می‌دهد. به همین خاطر است که اگر مجموعه ای از کارها بدون هیچ برنامه قبلی به ذهن خود بسپارید، یک جایی از روز، دست شما را در پوست گردو خواهد گذاشت.
پس قبل از شروع هر کاری، مشخص کنید که اولویت با انجام کدام یک از وظایف آن روز است. ابتدا باید سفارش مشتری را تحویل دهید یا گزارشی برای محل کار تهیه کنید؟ کدام اولویت بیشتری دارد؟ چه کارهایی می‌تواند به زمان دیگری یا روز دیگری موکول شود؟ چه کارهایی به کل غیرضروری هستند یا می‌توانید از شخص دیگری بخواهید که آنها را انجام دهد؟ به ازای هر کدام از تسک هایی که در برنامه روزانه خود می نویسید، این سوالات را از خود بپرسید تا مطمئن شوید که اولویت بندی کارها را به درستی انجام داده‌اید.
تکنیکی برای اولویت بندی کارها
اگر بتوانید اولویت بندی کارها را بر اساس ماتریس آزینهاور یا ماتریس ضرورت – فوریت انجام دهید، شانس موفقیت بالاتری خواهید داشت. در این روش تمامی کارها به یکی از چهاردسته کارهای مهم و ضروری، مهم و غیرضروری، غیرمهم و ضروری و غیر مهم و غیر ضروری تعلق دارند. یعنی هرکاری که در لیست خود می نویسید، می‌بایست در یکی از این چهار دسته جای بگیرد. نمودار زیر می‌تواند این موضوع را بهتر نشان دهد.
در واقع این نمودار بر دو محور ضرورت و اهمیت استوار است. یکی از راه های مدیریت زمان این است که بدانید کاری که می‌خواهید انجام دهید، در دسته کارهای فوری یا اضطراری قرار می گیرد یا نه. برای مثال تمدید کردن دامنه وب سایتی که مهلت اعتبار آن رو به پایان است، جزو کارهای فوری به نظر می رسد. اما بررسی و انتخاب یک سرویس دهنده هاست بهتر برای انتقال سایت در شش ماه آینده، می‌توان به زمان دیگری موکول شود. این درواقع معیار ضرورت است. اما محور اهمیت به اصل مهم بودن کار می پردازد.
-
استفاده از قانون بیست هشتاد
قانون بیست هشتاد برای اولین بار توسط یک اقتصاددان ایتالیایی به نام پارتو معرفی شد. اگر بتوانید کارهای خود را بر اساس این قانون انجام دهید، بهبود چشمگیری در وضعیت خود خواهید دید. در واقع استفاده از این تکنیک یکی از راه های مدیریت زمان که اثربخشی بسیار بالایی نیز دارد.
بر اساس این قانون، لازم نیست شما برای موفقیت در هر کاری، تمام آن را انجام دهید. بلکه با انجام بخشی از آن، می‌توانید انجام آن کار را تمام شده بدانید. عدد طلایی این نسبت بیست هشتاد است. یعنی با انجام بیست درصد یک کار، به احتمال بسیار زیاد، به ۸۰ درصد نتیجه دست خواهید یافت. این اصل در هر کاری هم صادق است. چگونه؟ توضیح خواهیم داد.
قانون بیست هشتاد چه می گوید؟
کلید طلایی اصل پارتو می‌گوید که شما در هرکاری ۲۰ درصد را شناسایی می‌کنید و از ۸۰ درصد باقیمانده صرفنظر خواهید کرد. یعنی هشتاد درصد نتایج از همان بیست درصد تلاش شما حاصل می‌شود. مثلاً بیست درصد از مشتریان شما هستند که هشتاد درصد از سودتان را برای شما به همراه خواهند داشت. مثال های دیگری که می‌توانند نشان دهنده صادق بودن این اصل است را در ادامه بخوانید:
- ۲۰ درصد از محصولات یا خدمات شما هستند که ۸۰ درصد از سود کسب و کار شما را رقم می زنند.
- بیست درصد از تلاش و زمان شما کافیست تا ۸۰ درصد از نتایج مورد انتظار شما ایجاد شود.
- ۸۰ درصد از شکایات مشتریان کسب و کار شما، درواقع از ۲۰ درصد از علل عمده شکایات نشات می گیرد.
- ۸۰ درصد از ارزش کسب و کار شما حاصل ۲۰ درصد از مراحل کار شماست.
به طور خلاصه در این رویکرد می بینیم که نیازی نیست تا استفاده حداکثری از انرژی و منابع انجام شود تا به نتیجه دلخواه برسیم. با دانستن این موضوع، می توانیم زمان خود را وقف کارهای دیگری کنیم.
این مطلب را هم بخوانید: راه های کسب درآمد دانشجویی
-
استفاده از ابزارهای کمکی
هر چه بیشتر درباره راه های مدیریت زمان مطالعه کنید، بیشتر به این نیاز پی می برید که باید کارهای خود را از طریق یک ابزار مرتبط و مناسب ساماندهی کنید. ابزارهای مدیریت زمان به شما این امکان را می‌دهند که بدون نگرانی بابت ددلاین ها، زمان های یادآوری و تحویل پروژه و … کارهای روزانه خود را به انجام برسانید. فقط کافیست برنامه ریزی های روزانه خود را وارد این برنامه ها کنید و به مرور از گزارشات آنها استفاده نمایید. در ادامه چند ابزار مدیریت زمان مطرح امروز را معرفی خواهیم کرد.
-
ترلو (Trello)
این ابزار فوق العاده منعطف و مدرن است. با استفاده از ترلو می‌توانید کارهای تیمی خود را به بهترین شکل مدیریت کنید. قابلیت اضافه کردن پروژه ها، اختصاص دادن کارها به افراد گروه، ضمیمه کردن انواع فایل و بسیاری امکانات کاربردی دیگر در این پلتفرم وجود دارد. ویژگی مثبت دیگری که Trello دارد، رایگان بودن آن است. البته ویژگی‌های مربوط به کسب و کارها مربوط به حساب کاربری ویژه هستند و برای دسترسی به آنها می‌بایست هزینه‌ای پرداخت کرد.
-
پومودورو (Pomodoro)
پومودورو یکی از تکنیک‌های محبوب مدیریت زمان است که در اواخر دهه ۱۹۸۰ مطرح شد. با این روش شما کار خود را به بازه‌های زمانی کوتاه تقسیم می‌کنید و در بین هر قسمت کاری، چند دقیقه را به استراحت اختصاص می دهید. زمانی که برای هر بازه کاری در نظر گرفته شده ۲۵ دقیقه است که در ادامه آن ۵ دقیقه به استراحت خواهد گذشت. با رعایت کردن قانون پومودورو در هنگام کار، نه تنها در طول یک روز کاری سنگین، خسته نمی‌شوید، بلکه می‌توانید کارهای خود را به بخش‌های کوچکتری تقسیم کنید.
-
تاگل (Toggl)
با تاگل می‌توانید زمانی که برای هر یک از فعالیت‌ها و پروژه های خود صرف می‌کنید را، دنبال کرده و در پایان بازه زمانی دلخواه آنها را آنالیز نمایید. طراحان این سایت با خلاقیت بسیار بالایشان، شما را شگفت‌زده خواهند کرد. گرافیک منحصر به فرد، رابط کاربری عالی و محیطی ساده و کاربرپسند. . تمامی داده‌هایی که در این پلتفرم ثبت می‌شوند، در قالب فایل اکسل، CSV یا PDF می‌توانند خروجی گرفته شوند.
-
رسکیوتایم (RescueTime)
اگر با کامپیوتر کار می‌کنید، می‌توانید رسکیوتایم را باز کرده تا در پشت صحنه فعال باشد و تمام فعالیت‌های روزانه شما را بررسی کند. در پایان روز، با گزارشاتی مفصل و دقیق به شما خواهد گفت که چه مدت زمانی را صرف چه کارهایی کرده‌اید. این برنامه می‌تواند عادات روزانه شما را بشناسند و به بالا رفتن بهره‌وری شما کمک کند.
امیدواریم که توانسته باشیم راه های مدیریت زمان و تکنیک های موثری را معرفی کنیم که در بهبود فرآیند کاری شما تغییر مثبتی ایجاد کند. اگر شما هم راه یا تکنیکی برای مدیریت زمان می شناسید، می‌توانید در قسمت نظرات با ما در میان بگذارید.
