ویژه دانشجویان

راهنمای کامل رسم چارت سازمانی در اکسل

یکی از مواردی که بسیاری از کارمندان و دانشجویان برای یادگیری آن به دنبال دوره های آموزش اکسل هستند، چگونگی رسم چارت سازمانی در اکسل است. چارت های سازمانی نمایش گرافیکی از ساختار یک سازمان است. در این نوع نمودارهای گرافیکی، با استفاده از اشکال و خطوط متصل کننده، سلسله مراتب های سازمانی به تصویر کشیده می شود. به عنوان اولین آموزش اکسل به زبان ساده در وب سایت، تصمیم گرفتیم آموزش رسم چارت سازمانی در اکسل را برای شما عزیزان تهیه کنیم. با ما همراه باشید.

چگونه در اکسل چارت سازمانی ایجاد کنیم؟

برای شروع بهتر است روی کاغذ بخشی از چارت سازمانی مدنظر را ایجاد کنید تا در هنگام اجرای آن در اکسل به مشکل برنخورید. مرحله اول انتخاب کردن گزینه smart art از منوی Insert در اکسل است. پس از زدن این گزینه یک پنجره باز می شود که به شما این امکان را می دهد که نوع نمودار گرافیکی دلخواه خود را انتخاب کنید. برای رسم چارت سازمانی در اکسل شما نیاز به یک نوع نموداری سلسله مراتبی یا Hierarchy دارید. پس از منوی بغل این گزینه را انتخاب کرده و یکی از انواع آن را برگزینید.

چارت سازمانی

همانطور که در تصویر بالا می بینید، من همان نوع اول، یعنی گزینه Organization chart را انتخاب کرده ام که در واقع نزدیک ترین طرح به نمودار سازمانی است. به محض انتخاب و تایید پنجره، یک نمودار نمونه برای شما ایجاد می شود و کنار آن نیز یک پنل کوچک باز خواهد شد. این پنل تمام چیزی است که شما برای رسم چارت سازمانی در اکسل به آن نیاز دارید. اگر اشتباهاً این پنل را بستید، می توانید از منوی Design و گزینه Text Pane آن را دوباره فعال کنید.

ایجاد ساختار کلی چارت سازمانی

در این مرحله کافیست تمامی گزینه های موجود در این کادر را پاک کنید تا فقط به یک خانه و یک دایره متنی در پنل برسید. حالا بالاترین رتبه در چارت سازمانی مدنظر خود را در این قسمت تایپ نمایید. برای مثال من می خواهم چارت سازمانی یک شرکت فرضی را ایجاد کنم که متشکل از بخش مدیریت، بازرگانی، فروش، طراحی و در زیر مجموعه آنها بخش بازاریابی، طراحی وب سایت و در نهایت محتوا قرار گرفته است. پس به عنوان اولین بلوک از این چارت سازمانی، عبارت مدیریت را در پنل تایپ می کنم.

مدیریت

حالا نیاز دارم که زیرمجموعه های این بخش را ایجاد کنم. برای این منظور کافیست در پنلی که برای شما باز شده است، در انتهای مدیریت، یک اینتر (Enter) بزنید تا خط جدیدی ایجاد شود. همزمان با ایجاد شدن یک دایره لیست در پنل، یک مستطیل نیز همراستا با مدیریت ایجاد می شود. از آنجایی که ما در این آموزش اکسل قصد ایجاد لیست های تودر تو و مشابه چارت های سازمانی را داریم، در این مرحله یک زیرمجموعه برای مدیریت ایجاد می کنیم.

راهم بخوانید...
کار با متغیرها در SPSS

ایجاد کردن زیرمجموعه برای چارت سازمانی در اکسل

پس از آنکه مطمئن شدید یک مستطیل در راستای مستطیل قبلی دارید، در همان بخش پنل، یکبار دکمه تب (Tab) را از روی کیبورد خود بزنید. با زدن این دکمه دایره لیست شما کمی به جلو می رود و در قسمت نمودار هم خواهید دید که مستطیل زیر مجموعه مدیریت شده است. حالا زمان تایپ کردن اسامی بخش های مختلف رسیده است.

برای نوشتن زیرمجموعه های دیگر نیز کافیست دوباره دکمه اینتر را بزنید تا سطر جدیدی ایجاد شود. از آنجا که هر سه بخش طراحی، فروش و بازرگانی به صورت یک سطح در زیرمجموعه مدیریت قرار داشتند، دیگر نیازی به زدن دکمه تَب وجود نداشت. حالا بخش اصلی چارت سازمانی خود را در اکسل طراحی کرده ایم. در این مرحله باید برویم به سراغ زیرمجموعه های پایین تر و کم کم بخش های مختلف این نمودار را کامل کنیم.

برای ایجاد زیرمجموعه بخش طراحی، که قرار است دو بخش طراحی وب سایت و سوشال باشد، به انتهای نوشته طراحی در پنل بروید و اینتر بزنید. با اینکار یک مستطیل هم سطح طراحی ایجاد می شود. حالا با زدن دکمه تَب این مستطیل را تبدیل به زیرمجموعه بخش طراحی کنید. سپس شروع به نوشتن عنوان بخش های زیرمجموعه نمایید. من یکبار عبارت طراحی وب سایت را می نویسم. سپس با زدن دکمه اینتر، یک مستطیل دیگر ایجاد می نمایم تا کلمه سوشال را تایپ کنم . به همین سادگی توانستم در طراحی چارت سازمانی در اکسل زیرمجموعه های بخش های مختلف شرکت را نشان دهم.

اکسل پیشرفته

چارت سازمانی در اکسل تا چه اندازه می تواند منعطف باشد؟

بسیار خب تا این مرحله توانستم بخش زیادی از چارت سازمانی مورد نظرم را با اکسل ایجاد کنم. اما سوال اینجاست که آیا اضافه کردن زیرمجموعه های بیشتر هم به همین سادگی خواهد بود؟ فراموش نکنید که عنوان این سری از آموزش های ما، آموزش اکسل به زبان ساده است. پس رسم چارت سازمانی در اکسل هم به سادگی آب خوردن خواهد بود. البته به شرط دقت و تمرین. برای اینکه در عمل هم عملکرد اکسل را بررسی کنیم، من بخش های دیگری نیز به این چارت سازمانی اضافه میکنم.

راهم بخوانید...
چه روش‌ هایی برای کسب درآمد از راه ترجمه وجود دارد؟

ابتدا برای بخش فروش یک زیرمجموعه به بازاریابی ایجاد می کنم. سپس برای بازاریابی دو زیرمجموعه کوچکتر به نام های تولید محتوا و تماس تلفنی خواهم ساخت. برای این منظور کافیست ابتدا در بخش پنل به انتهای کلمه بازاریابی بروید و یکبار دکمه اینتر و یکبار دکمه تَب را از روی کیبورد فشار دهید. با این کار یک مستطیل زیرمجموعه به بخش بازاریابی اضافه خواهد شد. حالا عبارت تولید محتوا را می نویسیم و با زدن دوباره دکمه اینتر، یک مستطیل دیگر هم سطح با تولید محتوا ایجاد و عبارت تماس تلفنی را در آن تایپ می نماییم. تا اینجای کار باید نتیجه به صورت زیر شده باشد.

سازمانی

در این مرحله ممکن است کار شما با پنل و ساختن زیرمجموعه های چارت سازمانی در اکسل تمام شده باشد و نیاز داشته باشید که روی ظاهر این نمودار کار کنید. می توانید برای بیشتر شدن فضا، ضربدر پنل را بزنید تا بسته شود. نگران نباشید. در ابتدای آموزش توضیح دادیم که چطور می توانید دوباره این پنل را باز کنید و از آن برای ادیت موارد داخل چارت استفاده نمایید.

تغییر ظاهر چارت سازمانی در اکسل

بعد از اتمام رسم چارت سازمانی در اکسل یعنی ورود اطلاعات مورد نیاز، نوبت به طراحی ظاهر نمودار می رسد. شما می توانید با استفاده از منوی Design از مجموعه استایل های آماده برای زیبا کردن نمودار خود استفاده کنید. علاوه بر آن با گزینه change colors می توانید مجموعه های مختلف رنگی را روی طرح خود اعمال نمایید. در تصویر زیر علاوه بر تنظیمات گرافیکی، فونت و استایل نوشته ها را نیز تغییر داده ایم.

اموزش دسته بندی اکسل

به غیر از بحث گرافیکی نمودار، از طریق منوی Design می توانید ساختار نمایش چارت سازمانی در اکسل را تغییر دهید. منظور از ساختار نمایش چیست؟ تصویر بالا را نگاه کنید. در قسمت زیرمجموعه های مدیریت می بینیم که به صورت افقی و کنار هم ایجاد شده اند. در حالی که برای زیرمجموعه های بخش بازاریابی چنین اتفاقی نیفتاده است. در این قسمت می خواهیم این تغییرات را با هم انجام دهیم و طرح چارت سازمانی خود را نهایی کنیم.

راهم بخوانید...
کاربرد spss چیست و چرا باید از آن استفاده کنیم؟

کار با organization chart layout در اکسل

در منوی Design گزینه ای وجود دارد که شاید در حالت عادی غیر فعال باشد. برای اینکه بتوانید مشخص کنید زیرمجموعه های یک بخش به چه حالتی نمایش داده شود، می بایست ابتدا سرشاخه آن را انتخاب کنید. برای مثال ابتدا مستطیل بازاریابی را انتخاب کنید تا گزینه organization chart layout فعال شود. سپس از زیر مجموعه های آن حالت دلخواه خود را انتخاب کنید.

حالت استاندارد مشابه شرایطی است که زیر مجموعه های زردرنگ بخش مدیریت دارند. حالت Both برای شرایطی مناسب است که تعداد زیرمجموعه های زیادی دارید. در این حالت زیرمجموعه ها به طور یکسان از چپ و راست قرار می گیرند. در حالی که در حالت فقط چپ یا فقط راست تمام گزینه ها در یک سمت جمع می شوند. در این آموزش اکسل من برای بخش بازاریابی گزینه استاندارد را انتخاب می کنم و قسمت طراحی را در حالت Both می گذارم. نتیجه خروجی تصویر زیر می شود.

چارت های اکسل

اگر خواستید بیشتر روی ظاهر نمودار سازمانی خود کار کنید می توانید به سراغ گزینه های منوی Format هم بروید. در این منو تک تک تنظیمات رنگ و خط دور و استایل برای هر کدام از شکل های شما قابل تغییر است. علاوه بر این، حتی می توانید شکل هرکدام از مستطیل ها را تغییر دهید. برای مثال شکل ها را به صورت دایره یا مستطیل لبه گرد دربیاورید.

یکی از ویژگی های خوب رسم چارت سازمانی در اکسل این است که برای تغییر نوع نمودار نیازی نیست شما نمودار را از ابتدا بکشید. می توانید با زدن یک گزینه نمودار را به شکل جدیدی دربیاورید. برای این تغییر می توانید از منوی Design گزینه Layout اقدام کنید. در این جا انواع مشابه نمودار هایی که می توانید با این اطلاعات طراحی کنید به شما نمایش داده می شود.

نرم افزار اکسل به طور خاص در زمینه طراحی نمودار ها بسیار قوی عمل می کند. در این آموزش گزینه Smart Art را برای رسم چارت سازمانی در اکسل توضیح دادیم، در آموزش اکسل بعدی درباره انواع دیگر نمودارها خواهیم گفت. با ما همراه باشید.

امتیاز شما به مطلبی که خواندید!

۰

لایک کنید

لایک
امتیاز کاربر: اولین نفر باشید !

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

دکمه بازگشت به بالا